Hur man ringlar in ogiltiga data i Microsoft Excel

Hitta ogiltiga data som glider förbi dina krav.

Du kan använda datavalidering i Microsoft Excel för att stoppa felaktiga datainmatningar. Men det kan finnas tillfällen då den valideringen inte fungerar som planerat. Som hjälp kan du använda funktionen Circle Invalid Data.

Med datavalidering kan du ha en formel i cellen eller ha data redan inmatade i cellen. Tyvärr kan dessa typer av situationer hoppa direkt förbi den datavalidering du behöver. Om detta händer kan du få felaktiga uppgifter. Låt oss titta på hur du upptäcker det genom att låta Excel ringa in det åt dig.

Felhantering med datavalidering

När du ställer in datavalideringen för en cell eller ett område kan du lägga till felhantering samtidigt. Det här är ett bra sätt att låta användaren veta att det de försöker skriva in inte är giltigt.

Du kan också skicka ett meddelande som låter dem veta vad de ska ange.

Cirkel ogiltig data

Ett perfekt exempel på att datavalidering inte gör sitt jobb är när du använder en formel. Du kan behöva ett specifikt nummer, decimal eller datum. Om resultatet av den formeln ändras och data inte längre uppfyller kravet är den data tillåten och du kommer inte att se något fel.

Låt oss titta på ett exempel. Här har vi en formel som lägger till värdena i cellerna A1 och A2 och placerar resultatet i A3. Vi har ställt in datavalidering i cell A3 för att endast tillåta ett tal mellan 10 och 20.

Till en början passar resultatet från formeln inom datavalideringskravet.

Men om siffrorna i cellerna A1 eller A2 ändras, vilket ändrar formelns resultat, tillåts data fortfarande i den cellen även om den är ogiltig. Dessutom ser du inget felmeddelande.

I det här fallet kan du använda funktionen Circle Invalid Data.

Gå till fliken Data, välj rullgardinsmenyn Datavalidering och välj "Circle Invalid Data" i avsnittet Dataverktyg på menyfliksområdet.

Du kommer då att se den cellen med datavalidering och felaktiga data med en röd cirkel runt den.

Detta gör att du kan göra de korrigeringar som krävs. Cirkeln tas sedan bort. Du kan också välja Datavalidering > Rensa valideringscirklar om du vill acceptera data.

Ett annat utmärkt exempel på ogiltiga data är om du redan har data i en cell och sedan ställer in datavalidering. Här har vi text i vår cell som är längre än 10 tecken. Även om vi ställer in valideringen så att den bara accepterar text som är mindre än 10 tecken, fångar valideringen inte upp den ogiltiga informationen eftersom den redan finns.

I det här fallet fungerar användningen av Circle Invalid Data som förväntat.

Det kan finnas andra tillfällen än dessa exempel där ogiltiga data tar sig in i en cell med datavalidering. Som Microsoft nämner kan detta hända när du kopierar och klistrar in data i cellen, använder fyllningsfunktionen eller kör ett makro. Du kan dock helt enkelt se ett fel som gör att du inte kan klistra in eller fylla i data. Eller i vissa fall tas datavalideringen helt enkelt bort.

...valideringsmeddelanden visas inte och ogiltiga data kan matas in om du anger data i en cell genom att kopiera eller fylla i, om en formel i cellen beräknar ett resultat som inte är giltigt, eller om ett makro matar in ogiltiga data i Cellen.

Även om Circle Invalid Data kanske inte fungerar i var och en av dessa ytterligare situationer bör du ha dessa andra scenarier i åtanke när du initialt ställer in datavalidering. Och kom ihåg att använda Circle Invalid Data-funktionen när du kan.